Eliminar el trámite manual de firma y reenvío de documentos jurídicos, asegurando trazabilidad y control de acceso.
Inteligencia Artificial · Desarrollo Web2026
Plataforma de Gestión Documental con IA
Plataforma de gestión documental que automatiza el ciclo de firma de documentos de la Vicerrectoría, desde la recepción por correo hasta el archivado.
Flujo automático correo→firma→reenvío con firma digital sobre PDF, resúmenes con IA, OCR y acceso con cuenta institucional por roles.
- →Ciclo de firma automatizado de extremo a extremo
- →Firma digital posicionable sobre el PDF
- →Resúmenes ejecutivos y auditoría con IA
- →Acceso seguro con cuenta institucional y roles
El reto
El trámite de firma de documentos en la Vicerrectoría dependía de pasos manuales: recibir el correo, abrir el documento, firmarlo, reenviarlo al solicitante y archivarlo. Un flujo lento que consumía tiempo del personal administrativo.
La solución
Una plataforma de gestión documental que automatiza el ciclo completo, desde la recepción automática del correo hasta el reenvío del PDF firmado y su archivado en la nube, sin intervención manual.
Firma y automatización
- →Firma digital sobre el PDF, con posibilidad de posicionar y redimensionar la firma desde el panel de firma.
- →Archivado automático en la nube y reenvío al solicitante.
- →Soporte para adjuntos múltiples: identifica el PDF principal a firmar y conserva el resto como soportes consultables.
- →Conversión de documentos de texto a PDF y OCR para documentos escaneados.
Inteligencia documental
- →Resúmenes ejecutivos generados con IA.
- →Clasificación temática de los documentos recibidos.
- →Auditorías automáticas, como la revisión de fechas.
Resultado clave: el documento avanza de forma automática desde que se recibe hasta que regresa firmado al solicitante, sin trámite manual intermedio.
Seguridad y acceso
El ingreso se realiza con cuenta institucional, con control de usuarios autorizados y verificación de roles en servidor. La bandeja operativa ofrece panel de revisión, estados, detalle de cada documento y acciones de firma o devolución.
Cómo se construyó el prototipo.
- 01
Diagnóstico
Entendimiento del reto con el equipo.
- 02
Conceptualización
Maquetación, definición de stack, alcance.
- 03
Fabricación
Implementación con las tecnologías del Centro.
- 04
Validación
Pruebas, ajustes y entrega de resultados.
